溝通時避免太含糊！直接講重點幫助有效表達，切忌拐彎抹角

「這是我們在自己剛進職場就希望擁有的書。」兩位醫學博士艾黛拉與瑞莎摸索出一套獨門的「原子技巧」架構，精準分析──職場中，無論想完成一個終極目標、實現一個個大成就，關鍵是做對許多的小事、避開許多小錯的成果。

學習和整合原子技巧，將能有助於應對職涯的任何挑戰，達成渴求的任何目標。（編按）

文／艾黛拉．蘭德瑞、瑞莎．盧伊斯

好好溝通的原子技巧　直接講重點，切忌拐彎抹角

●具體的技巧是什麼？

直接清楚地表達你的重點，不要隱藏在枝微末節中。

瑞莎：

我記得我第一次遇到一位因患有「腸道壞死」（也稱為腸缺血疾病）而進醫院的病人。這種緊急情況發生在病人的腸道血液供應中斷時，病情往往會非常嚴重，面臨生命危險。當時，我還是醫學生，那是我第一次看到病人經歷如此劇烈的疼痛：他真的不斷地哀求「求求你帶我去手術室」，奇怪的是，他沒有任何醫學背景或手術室經驗。

幾年後，我在急診室輪班時，一位病人因類似的嚴重腹痛而入院，他不斷嘔吐，以為是食物中毒，在床上因疼痛而翻來覆去，再多止痛藥也無濟於事。我回想起了醫學院的經歷，知道應該直接聯繫普通外科醫生。我毫不猶豫地打電話告知：「我擔心這位病人患有腸缺血，需要立刻進行手術」。外科醫生取消了門診，將病人送到手術室，這個診斷是正確的，病人得以存活下來。

當我們請專科醫師為急診的病人會診時，我們真的需要非常專注。急診醫師也許有個不公平的優勢，知道如何直接表達重點，不會含糊其辭。這對於我們的溝通效率來說，非常重要，絕對是個需要學習的技能。

●我們為何需要掌握這項技巧？

我們在表達主要訊息時加入太多枝微末節，想用迂迴或含糊的語言來減少衝擊，就會掩蓋了重點。或是我們一直叨叨絮絮，卻沒有察覺自己說得很含糊、毫無重點，主要訊息變得不清楚或是被隱藏得太深，以至於很難理解。

這種行為無論是有意或無意的，都會使人一頭霧水，聽者可能會自行下結論、完全忽略評論、想深入探究、甚至尋求其它來源的專業知識。這種溝通不良可能造成錯誤或不信任感。無論語氣如何，我們繞著問題打轉時，就會開始懷疑對方是否隱瞞了什麼。

我們想到人們常說的一句話：「清楚明確即為善意，含糊不清則屬不善」。順便一提，直接表達重點並不見得要與人對抗或帶有敵意，也不需要提高聲量，清楚的表達還是值得用尊重和禮貌的語言。

●這項技巧為何難以達成？

‧你的觀點還不夠成熟，因為你沒有足夠的時間或專業知識來形塑。

‧你有自己的觀點，但不太敢大聲表達出來，也缺乏自信。

‧你缺乏足夠情商或文化理解，無法以體貼細膩的方式分享個人觀點。

‧直接表達會讓你擔心訊息被接受的程度和對個人聲譽的影響。

●培養這項原子技巧的關鍵行動是什麼？

了解溝通的對象：溝通之前先思考訊息接收對象：在場的人、在電子郵件或簡訊的討論串上有誰？他們是高階利益相關者、客戶、還是同儕？如果你要分享的是保密資訊，你信任這些人嗎？你可以提供非正式的初步討論，還是對方需要你正式且明確的回應呢？

確定自己的溝通重點：在開始溝通之前，先確定你的立場以及該如何清楚地表達。最好在溝通之前先問問自己：我現在想傳達什麼訊息？。就算是你的「肺腑之言」，還是不妨停頓片刻，整理一下思緒，那個暫停時刻是準備發言內容的好時機，避免在說話當中思考和糾結。

謹慎思考：在發言或發送郵件之前，不妨三思而後行。在凌晨三點寄出的憤怒郵件，長篇大論解釋你的觀點，絕對不是個好主意。讓自己先了解情況：提問、評估各方面，然後再表態。衝動行為有很多壞處，例如訊息太複雜、郵件過長、給人粗暴的印象、犯錯誤、顯得無知等等。因此，如果你的回應不是迫在眉睫的，最好事先理清思路。

開門見山傳達重點：在任何溝通中，你都可以用「嗨」「謝謝你」「你好」等簡單的問候做開場白，甚至可以簡短說明你對情況的理解，然後就直接切入重點。要清楚明確，同時保持尊重態度。

【實例】

‧不夠明確

1.我們可以見個面討論一些事情嗎？

2.我覺得我懂你的意思，但有些事情還是有點疑惑。

3.我不太確定我們是否應該這麼做。

‧比較明確

1.我想安排下週會面，希望能討論一下我的薪水和　每月的輪班次數。（試著預先提示別人，以便提前了解會議目的。）

2.我明白你郵件中的第一點，但是第二點和第三點令我有些困惑，你能說明一下嗎？因為我不太理解這個論點。（讓別人具體了解需要釐清的問題。）

3.由於我們預算有限，你的發展構想和計畫似乎不太可行。讓我們見個面，一起想辦法解決我所看到的問題。（直接表達你的疑慮。）

提出證據支持個人論點：你不需要自我吹噓，也不需要反應過度；但是可以花點時間解釋你的理由。以和善的態度展現你的專業知識，分享你的邏輯和推理過程。

【實例】

‧不夠明確

1.我們可以見個面討論一些事情嗎？

2.我覺得我懂你的意思，但有些事情還是有點疑惑。

3.我不太確定我們是否應該這麼做。

‧比較明確

1.我最近的病人評價和綜合評鑑結果都是正面的，也都超出了部門的績效目標。我們可以討論一下我的薪資，看看是否有加薪的可能呢？

2.你提到的第二點缺乏佐證，根據上個月的調查，我們觀察到的數據趨勢與你所寫的相反。

3.這個計畫需要一萬五千美元的資金，我們的預算只有兩千美元，我們沒有行政人員協助進行運作，因此需要想出填補差額的辦法。　

持續溝通：歡迎提問，請求回饋意見，保持開放態度，以促進更多討論，例如：你對我的要求覺得怎麼樣？有什麼想法嗎？」或是，「這樣的說明合理嗎？」

●本文摘選自商業周刊出版之《原子技巧：小練習帶來大改變，早知道會更好的10種職場組合技》。