Desafio

Há mais de 30 anos, a Unanet centraliza processos empresariais importantes e transforma digitalmente tarefas manuais para prestadores de serviços do governo e empresas de arquitetura, engenharia e construção (AEC). A empresa começou fornecendo um software eletrônico de controle de horas para substituir folhas de ponto em papel de prestadores de serviços do governo, mas desenvolveu gradualmente soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP) e gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para uma ampla gama de empresas baseadas em projetos.

Finanças e contabilidade são componentes fundamentais do software de ERP da empresa, mas a Unanet percebeu que seus clientes ainda lidavam com uma grande lentidão no processo de contas a receber (AR): entregar e acompanhar o status das faturas era algo demorado e manual, e os clientes pagavam a maioria das faturas com cheques de papel.

Além de expor os clientes a pagamentos atrasados e ao risco de fraude e erros, esses pagamentos offline representavam uma peça que faltava na oferta de software da Unanet, uma lacuna que a empresa queria eliminar. "No final das contas, o software de ERP é sobre automação de fluxo de trabalho, então adicionar pagamentos foi uma extensão natural do fluxo de trabalho de contas a receber", disse Steve Karp, vice-presidente sênior e chefe de produtos financeiros da Unanet.

No entanto, adicionar um recurso de pagamentos online não traria muitos benefícios se os clientes da Unanet ainda precisassem acompanhar manualmente o status das faturas, tentar cobrar pagadores inadimplentes e reconciliar pagamentos com as informações das contas dos clientes. Isso significava que qualquer tecnologia de pagamentos precisava se integrar totalmente ao software de ERP da Unanet para criar o fluxo de trabalho completo que a empresa idealizava. O sistema de pagamentos também precisava lidar com valores de faturas mais altos, normalmente encontrados em contratos governamentais e projetos de AEC, que muitas vezes chegam a dezenas, ou até centenas, de milhares de dólares.

Solução

A Unanet usou o Stripe Connect para integrar uma solução de pagamentos a um novo produto chamado "AR Automation", um serviço de complemento de assinatura para o seu software de ERP que oferece automação de ponta a ponta do processo de contas a receber.

Os recursos do Connect ofereceram uma solução ideal para as necessidades da Unanet, incluindo APIs que facilitaram integrar pagamentos ao software de ERP da empresa, ferramentas integradas de onboarding e controles de plataforma que permitem a otimização contínua de pagamentos. Com o Connect, a Unanet conseguiu desenvolver e lançar o AR Automation em quatro meses.

Uma das maiores vantagens da plataforma Connect, segundo Karp, era a natureza “híbrida” da sua tecnologia: ela oferecia uma combinação de componentes prontos para uso com ferramentas de desenvolvimento robustas que permitiam à Unanet personalizar sua integração. “É uma combinação única: não é totalmente pronta para uso e não precisa ser totalmente desenvolvida sob medida”, disse Karp.

Usando o Connect, a Unanet desenvolveu o AR Automation para permitir que seus clientes enviem faturas eletrônicas de forma nativa, incluindo um link para um portal de pagamentos desenvolvido pela Stripe, que aceita pagamentos seguros via ACH ou cartão de crédito. Os usuários também podem programar e-mails automáticos de lembrete com um link de “pagar agora” conectado diretamente ao portal de pagamentos. Para cobranças avulsas sem fatura, os clientes da Unanet podem registrar esses pagamentos diretamente no portal de pagamentos.

Como os dados da Stripe estão totalmente integrados à plataforma de ERP da Unanet, todos os pagamentos recebidos pelo portal são lançados e reconciliados automaticamente com o número correto da fatura e a conta correta do cliente. A Unanet também aproveitou a integração de dados da Stripe para criar um Dashboard de cobranças, que oferece aos clientes insights financeiros detalhados, como saldo de contas a receber (AR), índice de rotatividade de contas a receber e antiguidade de contas a receber.

Criar um processo de onboarding também foi fácil com a interface do usuário de onboarding personalizável do Connect. Por meio de um aplicativo integrado ao sistema ERP, os clientes da Unanet podem configurar facilmente suas preferências de pagamento, especificando detalhes como se desejam aceitar ACH, cartões de crédito ou ambos; se desejam absorver ou repassar as tarifas de cartão de crédito; e os limites de valor por transação. Essas preferências podem ser definidas em nível global ou apenas para clientes, projetos ou faturas específicos. Depois que os clientes da Unanet configuram suas preferências, a Stripe gerencia automaticamente outras tarefas de onboarding, como as obrigações de Know Your Customer (KYC) e a garantia do cumprimento de outros requisitos e padrões de conformidade.

Desde o lançamento do AR Automation, Karp e sua equipe têm aproveitado a flexibilidade do Connect para otimizar o recurso de pagamentos de acordo com as necessidades de seus clientes. Trabalhando em estreita colaboração com a Stripe, a Unanet aumentou o limite de ACH para acomodar valores de faturas mais altos e volumes semanais de transações maiores. A Unanet também ampliou as opções de pagamento de seus clientes ao adicionar débitos pré-autorizados para transações no Canadá. Em ambos os casos, observou Karp, os recursos do Connect e o suporte de desenvolvimento oferecido pela Stripe ajudaram a Unanet a concretizar sua visão de um fluxo de trabalho de contas a receber totalmente automatizado. “O nível de suporte técnico e comercial que recebemos tem sido impressionante”, disse Karp.

Resultados

Aceleração de pagamentos e entrega de benefícios financeiros aos clientes da Unanet

Adicionar a opção de pagamento eletrônico à ferramenta de faturamento automatizado da Unanet transformou a função de contas a receber em um setor em que a grande maioria dos clientes ainda pagava com cheque. Os usuários do AR Automation observaram melhorias, como uma redução de 30 dias no Prazo Médio de Recebimento (DSO) e um aumento de 20% no fluxo de caixa.

Criação de uma solução integrada de ponta a ponta

Os recursos da Stripe voltados para desenvolvedores, incluindo suas APIs e componentes integrados, ajudaram a Unanet a desenvolver pagamentos como uma funcionalidade nativa em sua plataforma de ERP existente. Essa integração completa dá à Unanet mais controle sobre como personaliza a função de pagamentos dentro do seu pacote de software e oferece mais flexibilidade para melhorias futuras. “O fato de a Stripe se integrar tão facilmente a esse fluxo de trabalho mais amplo que estamos desenvolvendo é o que gera valor para nós e para nossos clientes”, disse Karp. “Alguns de nossos concorrentes compraram soluções de pagamento prontas para uso e agora dependem do produto e do roteiro de outra empresa.”

Uma base de usuários crescente

Com a crescente adoção do AR Automation, a Unanet conquistou tanto uma nova fonte de receita quanto um novo recurso poderoso para reter clientes de ERP. Desde o lançamento, a Unanet registrou um aumento de 40% no número de usuários ativos do AR Automation e de 55% nas faturas enviadas pelo sistema. O volume de processamento de pagamentos cresceu 50%, e o valor médio das transações aumentou 25%.